Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: marzo 2025

1. Titolare del trattamento

T. Stephan
Kookamp 40
46354 Südlohn
Germania
E-mail: info@exoda.de
Telefono: +49 171 3833568

2. Panoramica del trattamento dei dati

Exoda Mail Manager (di seguito «l'app») è un'applicazione per la gestione delle e-mail che viene eseguita sul tuo dispositivo (macOS, iOS o Android). L'app elabora i dati e-mail esclusivamente in locale, sul tuo dispositivo. Non è prevista registrazione, archiviazione cloud né tracciamento.

3. Quali dati vengono elaborati?

3.1 Credenziali dell'account e-mail

Per utilizzare l'app inserisci le tue credenziali IMAP/SMTP (indirizzo del server, porta, nome utente e password). Queste credenziali vengono archiviate esclusivamente in locale, sul tuo dispositivo, in un file JSON e non vengono mai trasmesse ai nostri server o a terzi (ad eccezione del rispettivo server di posta IMAP/SMTP per stabilire la connessione).

3.2 Contenuto delle e-mail

L'app recupera le e-mail dai tuoi server di posta configurati tramite il protocollo IMAP. Vengono elaborati i seguenti dati:

• Mittente (intestazione From)
• Destinatario (intestazione To)
• Oggetto
• Corpo dell'e-mail (testo normale o contenuto HTML come testo normale)
• Allegati (in particolare file PDF per l'analisi IA)
• Intestazioni e-mail (Message-ID, data, tipo MIME)

Questi dati vengono mantenuti temporaneamente nella memoria di lavoro dell'app e non vengono archiviati in modo permanente sul tuo dispositivo (salvo che tu utilizzi la funzione di backup).

3.3 Regole e liste

Le regole, le voci della blacklist e della whitelist che crei vengono archiviate in locale come file JSON. Contengono indirizzi e-mail o nomi di mittenti che hai inserito tu stesso.

3.4 Registro

L'app mantiene un registro delle e-mail elaborate. Vengono salvati:

• Momento dell'elaborazione
• Account e-mail interessato
• Oggetto e mittente dell'e-mail
• Risultato dell'elaborazione (azione, punteggio spam, valutazione IA)

Questi dati vengono archiviati esclusivamente in locale.

3.5 Impostazioni

Le impostazioni dell'app (es. chiave API OpenAI, intervallo modalità automatica, impostazioni audio) vengono archiviate in locale sul tuo dispositivo tramite il gestore delle impostazioni specifico della piattaforma (SharedPreferences / NSUserDefaults).

4. Comunicazione dei dati a terzi

4.1 API di OpenAI

L'app utilizza le API di OpenAI (modello GPT-4.1-mini) per le seguenti funzioni:

• Rilevamento spam: analisi dell'oggetto e del contenuto dell'e-mail per caratteristiche spam
• Applicazione delle regole: verifica se le e-mail corrispondono alle regole configurate
• Analisi PDF: valutazione degli allegati PDF per contenuto fraudolento

I seguenti dati vengono trasmessi ai server di OpenAI (USA):

• Oggetto e contenuto testuale dell'e-mail (ridotto alle sezioni rilevanti)
• Indirizzo del mittente e del destinatario
• Contenuto testuale degli allegati PDF (testo estratto)

Nota importante: OpenAI elabora i dati trasmessi in conformità con la propria informativa sulla privacy. Secondo OpenAI, i dati inviati tramite le API non vengono utilizzati per addestrare modelli IA. Ulteriori informazioni su: openai.com/policies/privacy-policy.

È necessario inserire la propria chiave API OpenAI nell'app. Questa viene archiviata in locale e utilizzata esclusivamente per l'autenticazione con le API di OpenAI.

4.2 Server di posta IMAP/SMTP

L'app stabilisce connessioni cifrate (TLS/SSL) con i server IMAP e SMTP configurati per recuperare, spostare, eliminare o inoltrare e-mail. I dati vengono trasferiti direttamente tra il tuo dispositivo e il server di posta, senza passare per i nostri server.

4.3 Nessun altro servizio di terzi

L'app non utilizza servizi di analisi (nessun Google Analytics, nessun Firebase, nessun Crashlytics), né reti pubblicitarie, né plugin di social media, né altre tecnologie di tracciamento.

5. Archiviazione ed eliminazione

5.1 Posizioni di archiviazione

• Dati account, regole, liste: File JSON locali nella directory dell'app
• Registro: File JSON locale nella directory dell'app
• Impostazioni: SharedPreferences (Android) / NSUserDefaults (macOS, iOS)
• File di backup: Posizione scelta dall'utente

5.2 Eliminazione

La disinstallazione dell'app elimina tutti i dati archiviati in locale. Puoi eliminare singoli account, regole e liste in qualsiasi momento all'interno dell'app. Il registro può essere cancellato manualmente.

6. Sicurezza dei dati

• Tutte le connessioni ai server di posta utilizzano connessioni cifrate TLS/SSL.
• La comunicazione con le API di OpenAI avviene tramite HTTPS.
• Le credenziali vengono archiviate in locale nell'area protetta dell'app del sistema operativo.
• Nessun dato viene trasmesso non cifrato su Internet.

7. I tuoi diritti

Poiché tutti i dati vengono elaborati esclusivamente in locale sul tuo dispositivo e noi come sviluppatori non abbiamo accesso ai tuoi dati, puoi esercitare i tuoi diritti autonomamente:

• Diritto di accesso: Tutti i dati si trovano sul tuo dispositivo e sono accessibili.
• Diritto alla cancellazione: Elimina i singoli dati nell'app o disinstallala completamente.
• Diritto alla portabilità dei dati: Usa la funzione di backup per esportare i tuoi dati come file JSON.
• Diritto di opposizione: Puoi disattivare l'analisi IA in qualsiasi momento non fornendo una chiave API.

8. Trasferimento di dati verso paesi terzi

Utilizzando le API di OpenAI, il contenuto delle e-mail viene trasferito a server negli USA. OpenAI si è impegnata a rispettare i principi del RGPD e offre le relative clausole contrattuali standard. Puoi disattivare la funzione IA se non desideri che i dati vengano trasferiti negli USA.

9. Nessuna decisione automatizzata

Sebbene l'app fornisca raccomandazioni assistite da IA (es. punteggio spam), tutte le azioni automatiche vengono configurate da te e possono essere riviste, modificate o disattivate in qualsiasi momento. Il registro offre piena trasparenza su tutte le azioni eseguite.

10. App Store

Se scarichi l'app tramite l'Apple App Store o il Google Play Store, si applicano in aggiunta le rispettive informative sulla privacy di Apple o Google al processo di download e pagamento. Non riceviamo alcun dato personale su di te dagli store.

11. Cookie e tracciamento web

Questo sito web non utilizza cookie né tracciamento web. Non vengono raccolti dati personali visitando questo sito.

12. Modifiche a questa informativa

Ci riserviamo il diritto di aggiornare questa informativa sulla privacy quando necessario per riflettere modifiche alla funzionalità dell'app o requisiti legali. La versione attuale è sempre disponibile su questa pagina.

13. Contatto

Per domande sulla protezione dei dati, contatta:

T. Stephan
Kookamp 40
46354 Südlohn
Germania
E-mail: info@exoda.de
Telefono: +49 171 3833568